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[会计实务] 浅析中小企业成本核算问题之三

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发表于 2018-12-3 20:18:18 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式
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浅析中小企业成本核算问题之三
文/左岸金戈

前两篇主要涉及的是成本核算的全局性问题,第一篇主要是谈目前成本核算在中小企业的现状问题,第二篇主要是谈中小企业成本核算的系统构建以及成本核算与各部门的关系。那么本篇主要是谈一下在成本核算之前且关系成本核算准确性重要的环节,也就是存货管理。
一:存货管理存在问题
存货管理对于制造业的重要性,不用说大家也知道其重要性。学过会计的或者没学过会计的,如果你问制造业成本管理最重要的是什么,可能大家都会说存货管理。但是这个大家都知道的道理,实际中真正做好了存货管理的企业还真是不太多。
我们还是先拿高大上的上市公司来看下吧。上市公司涉及存货管理整改的公告太多了,以下就截取几个有代表性的。
倒挤方式管理存货
熊猫烟花(600599)2010 08 04 [问题] 存货管理不科学。公司购进货物的会计凭证未附入库单;北京熊猫和浏阳熊猫存在以期末实地盘存倒挤存货出库的情况,不利于存货管理和成本核算
沉睡的存货
实达集团(600734)2011 06 30 [问题] 存货管理不规范。《决定书》指出:公司母公司2010年末账面有一批存货,原值2769.20万元,净值为0元。上述存货系电子产品,已存放多年,公司既未进行期末盘点,也未进行清理
货在外,军令有所不受?
索芙特(000662)2011 12 22 [问题] 公司存货管理不规范。1、《决定》中指出:公司的存货除了存放在索芙特保健品公司和广州天吻娇颜化妆品公司(即索芙特广州从化生产基地)两个主要的仓库外,还有部分产品存放于多个经销商的仓库中,公司未能对存放在外的产品实行有效监督。2、《决定》中还指出:索芙特保健品公司仓库未能将过期产品与未过期产品分类存放,并且仓库中还堆放了其他公司的存货,仓库管理不规范
一团糟的存货管理
联创节能(300343)2013 05 31 [问题] 山东证监局于201335日至38日对公司进行了现场检查,并出具了〔20134号《关于对山东联创节能新材料股份有限公司采取责令改正措施的决定》。《决定》指出:(一)公司存货管理存在较大问题,与公司披露的《内部控制自我评价报告》中存货管理账实相符、内部控制健全有效的自评结论不符,具体表现在以下几个方面:1、仓储记录与财务记录存在较大差异。公司出入库单编号不连续,产成品出库单与原材料入库单编号均不连续,甚至存在重号现象,且保管混乱。相关财务入账单据打包散乱存放,难以保证存货收发管理的规范性和相关数据的准确性,公司2012年财务留存出入库单与仓库留存出入库单(仓库存根联)核对不一致。2、未设立仓库保管台账,存货记录不完善。公司产品发货明细由销售部门统计,仓储部门未设立仓库保管台账,未对存货入库、出库及库存情况进行详细记录,无法反映存货收发存的实时状况。账实难以核对,成本核算不准确,公司财务部门未按照仓库管理的原材料品种进行明细核算,且主要原材料品种串号现象严重,财务数据无法与仓库核对,成本核算也难以反映各种原材料的价格差异,无法保证成本结转及存货余额的准确性。
   以上只是笔者截取部分上市公司存货管理问题,实际上还有一大波限于篇幅,无法一一复制。这只是上市公司才会存在问题吗?中小企业看到以上问题可能更“情切”,且中小企业这些问题只有更严重。那么这些问题下算出来的成本如何准确呢?看到存货管理的问题,比如“公司出入库单编号不连续,产成品出库单与原材料入库单编号均不连续,甚至存在重号现象,且保管混乱。相关财务入账单据打包散乱存放,难以保证存货收发管理的规范性和相关数据的准确性,未设立仓库保管台账,存货记录不完善。公司产品发货明细由销售部门统计,仓储部门未设立仓库保管台账,未对存货入库、出库及库存情况进行详细记录,无法反映存货收发存的实时状况。账实难以核对”这些企业乱成一锅粥,能算出成本本来就是神奇了。可能如笔者第一篇文章所说,可能是根据自己心中的毛利估出来的,也可能是为了满足各项数据,硬推出来的。可见存货知道重要性,和把重要性落到实处是多么难。
   那么存货管理这个环节不做好,不关你是多么先进的作业成本法也好,不管你是标准成本法也好,不管是什么办法。能核算出像样子的成本就很难了。有人说了,你提了这么多制造业的问题,那么怎么解决这么问题呢?说实话笔者经验也不是太丰富,你要我拿出一套一劳永逸,放之四海而皆准的成本管理方法,老实说我是没有这个能力做到的。以下笔者一个人从事制造业的一些心得,以及个人思考浅见,简答谈下个人看法。实际上做过成本的人都知道,建立与企业配套的制度是基础,但是光有制度没有具体执行措施,制度最后还是摆设。而且像本篇谈的存货管理,实际中上市公司会缺乏制度?上市前大部分都在围绕制度开展工作,各名目的制度,内控制度多了去了。但是如你上面所看到的一样,上司公司存货管理依然糟糕透了。而且在中小企业他们更不需要的是制度,也不像上市公司一样,有外部要求必须有制度,所以中小企业缺的是人,是执行制度的人。但是中小企业老板看重人吗?也不一定,一个本来非常重要的存货管理或者仓管,一年内三五波的换。为什么?老板的小算盘是二三千块招个人管管仓库就行了,本来非常重要仓库管理岗位,俨然变成了仓库保安岗位。就老板这种重视人的算盘,你想成本能算好才起了怪呢。所以说制度重要,但也不重要。重要的是如何让一帮人扎扎实实的落实制度这才是管理的关键。而这肯定不是一个成本主管、财务经理所能掌控的。再次说明只要涉及管理这类事情,没有可以拿过去就可以复制的模式,如果“成功可以复制”那么大概那是活在理想中的事情把吧。那么读者只能更多深入了解企业,了解全方位管理,结合自己思考,制定适合企业自身的管理方案。
二:存货管理探析
(一)存货的分类管理
存货管理的第一基础性工作应该是分类。此分类不仅包括对于实际仓库进行标识分类管理,而且包括对于供应链系统或ERP系统上,对存货进行划分不同仓库仓位进行管理。那么这么简单的工作,实际企业做的怎么样呢?口说无凭,案例为证。
众和股份(002070),2007 年 09 月 11 日[问题] 产品管理混乱,未能严格区分自有产品与寄存产品,存在风险隐患。公司在产成品仓库中同时堆放了为客户免费寄存的产品,但摆放位置没有与公司自有存货严格区分。[整改] 公司控股子公司——众和纺织二号厂房于 2007 年初竣工,建筑面积 14500 ㎡,厂房内部划分为 A、B、C 车间,各车间用墙体隔断。由于纺织设备尚未到位,厂房暂时闲置,我公司将其作为临时仓库。在临时仓库产品管理方面,公司按照库位标识与仓库台账相结合的模式管理,将自有产品存放在 A 车间。2007年 3 月公司接受了客户的临时寄存要求后(以前公司未接受客户产品的寄存),为区分自有产品与寄存产品的存放位置,将寄存产品单独存放在 B 车间,未对客户寄存的产品进行必要的仓储管理,在标认卡上也未做严格区分
这个案例年代有些久远,但是没关系,这不影响我们对于此问题的论述。实际上大部分企业存货管理问题,就是这些看似微不足道的事情没有去做,没有做好,导致后续存货管理混乱。
实物仓库分类:各种不同类别的存货原则上要分库房进行储存和管理,不可混放。如库房不够,以分隔区的形式进行管理。对于存货的货位管理,存货的货位管理是为了适应智能化工厂建设管理流程的要求,以及新的法规的管理要求而实施的,是公司存货管理有序,规范、标准的体现。存货的货位管理指将库房按产品进行合理、有效的划分,并进行产品与货位的定位,货位一旦应用,产品不可以再随意放置,必须要产品入位,才能保证货位管理流程的顺利实施。
   线上仓库管理:线上仓库主要是供应链系统或者ERP系统也需要根据仓库实物以及系统管理需要进行设置。这里的设置就是涉及与实物仓一致的仓库,以及为了系统核算和成本管理设置的虚拟仓。具体企业可以根据自己实际进行设置,笔者简单举几个例子。比如采购仓可以设置材料良品仓/不良仓/损坏仓/临时退换仓/不良周转仓/呆料仓等,生产领料可以设置委外仓/在线仓/在线仓/生产退换仓等,销售可以设置成品仓/样品仓/不良品仓/客户退换仓/返修换线仓等。
(二)存货的入库管理
案例:
亚宝药业(600351)2012 12 10 [问题] 中国证券监督管理委员会山西监管局于2012712-20日、109-12日对公司进行了2011年专项及内控现场检查,并下发了《关于对亚宝药业集团股份有限公司现场检查的监管函》(晋证监函[2012]283号)。《监管函》指出:“公司存货管理存在缺陷,退货未及时入库,导致部分存货出现了负库存。”此案例涉及的就是存货管理的及时性问题,每个月的采购入库单据需要及时输入系统,可是总有各种原因导致材料入库不及时记账,生产线不及时做入库,或者不及时审核单据,仓库各种物料移动没有及时入账等原因,导致库存与实务不一致。
通葡股份(600365)2012 12 26 [问题] 20126月,吉林证监局对公司进行了现场检查,对检查中发现的问题下发了《监管意见函》(吉证监函[2012]95号)。指出:存货出入库管理不到位。如未对采购入库单及出库单进行连续编号,无法对存货的完整性进行有效控制。”此案例就涉及库存管理完整性问题。也就是仓库需要将所有仓库业单据及时进行处理,把仓库看成是保险柜,把所有的物料看成是钞票,只有这样才能保证完整性。
众和股份(002070)2007 09 11 [问题] “公司产成品管理不规范。公司产成品入库时,外包装的标识卡上仅标明产成品的规格和数量,没有标明入库时间,虽然仓库的产成品台账记录了产成品的进出仓日期及数量,但无法反映产成品的实际存放时间,最终可能影响到存货跌价准备的计提。”此案例涉及的就是存货管理的准确性,也就是对于每一个存货管理的要素,需要将入库的规格、型号、品名、单价、数量、批次等信息准确反映出来。
以上三个案例从三个角度阐述了存货出入库管理,需要从完整、及时、准确性三个角度进行管理。这是存货管理的基本原则。那么具体到每个环节的管理,笔者粗浅的谈下。
1)原料采购入库,仓储管理中心只需录入原料入库验收单即可,无需再单独制单。(具体见采购的业务处理)采购入库验收单,要求仓储人员一定要点验来货的件数,并抽重称量平均包重,计算出暂估入库数量,等过磅净重出来后,再结合过磅净重确认最终的入库数量。
2)产成品的生产入库,产品成的生产入库,由系统自动生成,但保管人员要核实自动入库的数量有无差异,对于系统原因引起的小差异,需要人为的手工调整处理。
3)调拨入库,仓储人员无需单独开具调整入库单,只需出库时开一张调拨出库单,调拨入库单将自动生成。
4)存货的调整入库,对于接受的赠送的原材料或产品等,为了保持库存的一致性,在办理入库时因其不涉及供应商的往来管理,所以在存货调整单里做调整入库处理。
(三)存货的出库管理
案例:
迪威视讯(300167)2012 10 17 [问题] “存货管理内控执行不到位,存货借用、领用审批程序不规范,领用用途不明确等情况。”
新亚制程(002388)2012 03 16 [问题] “经销商借货管理存在漏洞。检查发现,经销商借货手续不完整,管理不规范”。
   以上两个案例,不管是“存货借用、领用审批程序不规范,领用用途不明确”还是“经销商借货,经销商借货手续不完整”。都体现企业没有执行存货管理的,完整、及时、准确性的三个基本原则。要把这个三个原则落到实处,还是需要将具体工作做细做足。以下就相关的点,简单谈一下,具体措施企业可以根据自身管理特点,进行细化制度。
1、仓库管理人员根据《原料领用单》、《销售出库单》所列示的品种、数量,并及时审核业务系统中的领用单和销售出库单;如果出现错发货或错领料的情况,需要及时向相关人员反映,并在系统中进行处理,相关情况财务部门必须获知。对错发货或错领料情况,并对责任人依据各单位的考核制度进行处罚。
2、仓库管理人员负责,按规定的货位规范码放、搬运货物,同时按照系统仓库设置进行物料仓库仓位设置,如出现码放不合规者或者系统操作不规范,按各单位的考核制度执行。
3、严格执行仓库管理制度,保持一定原则。一个好的仓库管理员可以给成本核算带来极大的帮助。大原则入有凭,出有据,小细节账、卡、票、物四单统一。可是实际管理中仓库因为没有缺乏这些意识,或者因为其他部门突发性问题,又没有保持原则。比如采购部门拿出换的材料,说上午拿回去换,下午就回来。可是实际上不知道在几个月之后的下午,采购才记起来。比如生产部将一个换个一个型号的去测试,说是半小时就送回来。可能几天或几个月后也不知道送哪里去了。
(四)存货质量管控
存货质量管理也是存货管理的一个非常重要的环节,它不仅关系到成本核算的精准性,还关系到成本控制能否达成。比如对于采购环节的不良品,需要区分是属于一般来料不良,还是后续不良诱发导致其他不良。对于不良不单需要区分管理,也就是是否仓库区分管理,区分摆放。还要根据不良的种类,做好及时准确统计,保证后续部门对不良进行鉴定,同时区分相关不良责任,最后根据责任划分对相关部门,供应商,人员进行相关费用的处理。
   再有关于企业损耗的管理,企业对于正常损耗与非常损耗的关注点,以及各自的管理。都涉及到成本核算的精准性以及管理问题。比如东北制药(000597)2013 08 21 日,2014 02 18 [问题] 中国证券监督管理委员会辽宁监管局于2013522日至64日,对公司进行了现场检查,并于2013726日向公司下发了 [2013]4号《关于对东北制药集团股份有限公司采取责令改正措施的决定》。《决定》指出:易挥发性液体原料实际损耗核算不规范。公司在2012年年末将易挥发性液体原料的损耗集中按照材料盘亏处理,未能合理计入生产成本。这个案例就是对于损耗管理提出了一个要求,如案例中企业粗放的管理方式,表面看只是导致成本核算不准的问题,在放大了来看,可能涉及到管理的问题了。以下主要从存货合理性控制和出货品质管理两个方面,来谈下成本核算的管理。
1、存货的合理性控制
合理的存货管理是降低存货成本的最有效的方法,也是最直接的方法。因为过量存货会造成积压、过期、变质,这样就会导致出现报废成本、退换货、回机加工成本等。企业产成品存货制定一定期限,超过一定期限的存货,不允许发出,实务中有的存货有一定的保管期限,这样如存在超过一定期限存货发出,可能就会直接增加回机成本。原材料存货,要根据管理制度要求,在分门别类管理的前提下,严格对材料发出的管理,对于启用呆料需要相关部门做材料可用性检测,否则发出超过一定期限的材料会增加后续返工,返修的成本。
此类问题随便检索以下上市公司例子,国联水产(300094),2012 年 09 月 17 日[问题] “存货库存管理有待完善。中国证监会广东监管局的现场检查中,发现公司个别仓库管理不到位,不同规格产品存在混合摆放的现象,且关注到一是抽盘的存货部分库龄超过标签所列的十八个月保质期“
2、出货品质的管理
1)成品发货员必须接到产品合格通知单后,方可发货;任何挂上“暂停出货”标识的存货,皆严禁出货。
2)对于易变质存货企业,成品发货必须遵循“先产先出”原则,如发现成品受潮、结块及超过公司规定期限的成品,一律停止发货,并通知品管部。
3)出货时,应仔细检查运输车是否清洁、有无积水,装车时有无破损,出厂时门卫人员检查车辆是否加盖篷布
(五)存货分析管控
存货管理报表,是分析企业存货管理能力的综合性报表。存货管理报表反应了企业管理存货的能力,同时也直接体现了存货的有效性及存货的价值性,是成本核算准确性的一个保障,同时也是确定企业合理存货的最根本依据。在成本核算事前、事中、事后对于这些关键点,进行关注可以矫正成本核算的问题,保障成本核算的准确性,同时还可以为成本分析提供有说服力的依据。以下根据笔者个人理解,列示存货分析管控应该关注的点,每个企业可以根据自身的情况进行设定符合企业自身的管控关键点。
  
项目
  
分析类别
分析指引
行情分析
原料行业分析
结合同行业上市公司数据,检索行业数据
辅料行业分析
结合同行业上市公司数据,检索行业数据
产品行业分析
结合同行业上市公司数据,检索行业数据
本公司分析
本公司原料分析
同比/环比分析,分供应商分批次分析,结合不良与损耗分析
本公司辅料分析
同比/环比分析,分供应商分批次分析,结合不良与损耗分析
本公司产品分析
同比/环比分析,分供客户分批次分析,结合不良与损耗分析
异常分析
原料/辅料不良分析
采购退换、研发退换、生产退换、销售退换不良分析
产品不良分析
采购退换、研发退换、生产退换、销售退换不良分析
原料/辅料损耗分析
实际损耗与标准损耗比较,实际损耗原因追踪
产品损耗分析
实际损耗与标准损耗比较,实际损耗原因追踪
原料/辅料异常统计分析
每月供应链各环节以及系统异常统计分析
产品异常统计分析
每月供应链各环节以及系统异常统计分析

评分

1 查看全部评分
  1. accliu
沙发 2楼
发表于 2018-12-6 16:36:38 | 只看该作者
谢谢楼主的分享
藤椅 3楼
发表于 2018-12-8 08:19:57 | 只看该作者
文章很好,但个别语句存在语病或瑕疵。比如:可是实际管理中仓库因为没有缺乏这些意识,  意思就反了。还有几处。不过瑕不掩瑜,好文章,继续关注。
板凳 4楼
发表于 5 天前 | 只看该作者
谢谢楼主的分享
报纸 5楼
发表于 4 天前 | 只看该作者
谢谢分享
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